Pode se tratar de um distrito escolar, de um banco, de um sistema de transporte ou de uma fábrica. Em todos os casos, uma comunicação eficaz é essencial.
O que é comunicação?
A comunicação pode ser definida como a transferência de informação e compreensão entre as pessoas através de símbolos com significados.
A comunicação, em todas as circunstâncias de nossas vidas, é fundamental para poder expressar os nossos objetivos, necessidades, emoções, etc. Da mesma forma, torna-se imperativa dentro das empresas, de modo que podemos citar alguns dos seus benefícios:
• Estabelecer e divulgar os propósitos e metas da empresa.
• Desenvolver planos para atingir esses propósitos.
• Organizar os recursos humanos de forma eficaz.
• Selecionar, desenvolver e avaliar os membros desta empresa.
• Originar um ambiente de ampla participação.
• Controlar o desempenho dos seus membros.
• Influenciar na motivação dos nossos trabalhadores.
O processo de comunicação.
Para realizar uma comunicação eficaz, é necessário que no fluxo de transmissão de idéias, participem vários elementos, que são descritos abaixo:
1. Emissor (codificador) : fonte de informação e iniciador do processo de comunicação. Sua responsabilidade é escolher o tipo de mensagem e o canal mais eficiente, e depois codifica a mensagem. Em uma empresa, é a pessoa que tem uma informação, necessidades ou desejos e a intenção de comunicá-la a uma ou mais pessoas.
A Codificação é a tradução de informação em uma série de símbolos para a comunicação. Isso é necessário porque a informação só pode ser transmitida de uma pessoa para outra por meio de representações ou símbolos.
2. Receptor (decodificador) é o indivíduo que recebe através dos seus sentidos, a mensagem do transmissor.
A Decodificação é a interpretação e tradução de uma mensagem para que a informação faça sentido. Um dos principais requisitos que deve cobrir o receptor é a capacidade de escutar. Escutar é o ato de prestar atenção a uma mensagem, e não apenas ouvi-lo.
Orientações para a escuta eficaz.
3. Mensagem : informação codificada que o transmissor envia aos receptores. A mensagem pode aparecer de qualquer forma susceptível de ser apreendida e compreendida por um ou mais dos sentidos do receptor.
4. Canais : É a via de comunicação entre o transmissor e o receptor, algo como o ar é para as palavras, e o papel para as letras.
5. Retroalimentação ou Feedback : é a resposta do receptor à mensagem do emissor. É a melhor maneira de verificar se a mensagem foi recebida e compreendida.
6. Percepção: é o significado atribuído a uma mensagem por um emissor ou receptor. As percepções são influenciadas pelo que os indivíduos vêem, pela forma como se organizam esses elementos em sua memória, e pelos significados que lhes são atribuídos.
Barreiras na comunicação.
São as condições ou fatores que interferem na transmissão eficaz de uma mensagem, por exemplo:
Barreiras Interpessoais.
• A interpretação feita pelo receptor da mensagem.
• Defeitos fisiológicos do emissor ou receptor.
• Sentimentos e emoções do emissor ou receptor.
• As condições meio ambientais em que se dá a mensagem.
• O uso da semântica, tais como as diferenças de língua, as palavras não adequadas, informação insuficiente, etc.
Barreiras Organizacionais.
Quando uma empresa cresce, a sua estrutura orgânica se torna mais ampla, causando problemas de comunicação, pelo qual são geradas situações em que é adicionada, modificada, suprimida, ou alterada completamente uma mensagem, especialmente se a mensagem foi transmitida na forma oral.
Outra barreira encontra-se refletida na autoridade administrativa, onde devemos lembrar que a autoridade é uma característica de cada empresa, de modo que essa supervisão cria uma barreira. Finalmente, a especialização é outra barreira que afeta a eficiência da comunicação.
