Lição 29 ª: O Processo de Controle

 

 

 

 

 

   

As técnicas e sistemas de controle são essencialmente as mesmas, seja dinheiro, procedimentos de rotina de escritório, qualidade do produto ou qualquer outra ação dentro da empresa. Portanto, temos que esclarecer que, para garantir o processo de controle em uma organização e independentemente do que vai ser controlado, existem três aspetos fundamentais:

1) estabelecimento de normas, parâmetros e métodos;

2) avaliação do desempenho ou resultado alcançado, e

3) implementação de ações corretivas.

1) Estabelecer normas , parâmetros e métodos: Aqui estão incluídas todas as normas ou unidades de medição estabelecidas no Planejamento e, portanto, também o número de unidades a serem produzidas, o número de unidades a serem vendidas, os requisitos de qualidade etc. No entanto, como os planos variam em termos de grau de detalhamento e complexidade, e porque os administradores geralmente não podem acompanhar tudo, são necessárias regras especiais. Por definição, as normas são simplesmente critérios de desempenho. Isto significa que o estabelecimento de normas é estabelecer metas e objetivos que os administradores da organização querem alcançar. Estas devem ser definidas em termos claros e mensuráveis, indicando prazos de tempo específicos. Só desta forma as metas podem ser avaliadas com mais facilidade no que concerne ao desempenho e usabilidade. Além disso, os objetivos bem definidos podem ser transmitidos facilmente, e podem se traduzir em parâmetros e métodos que possam ser utilizados para quantificar o desempenho.

2) A medição do desempenho ou o resultado alcançado: embora nem sempre seja possível, a medição do desempenho baseada em normas deve-se realizar idealmente com base no previsto, de modo que os desvios sejam detectados antes que eles ocorram e possam ser evitados através de medidas apropriadas. Isto é o ideal. O administrador previsor pode, por vezes, predizer prováveis violações das normas ou desvios; mas mesmo na ausência dessa possibilidade, qualquer falha deve ser vista o mais cedo possível.

Esta fase do processo de controle tenta rever que o estabelecido através das normas e os objetivos da etapa anterior estejam sendo realizados conforme planejado. Este é um processo repetitivo e, portanto, deve se evitar que passe muito tempo entre uma medição e outra. Se os resultados correspondem ao estabelecido, tudo está sob controle.

3) Implementação de ações corretivas : Esta etapa é necessária, principalmente se o desempenho não atende aos níveis estabelecidos, e a análise indica que a intervenção é necessária. A ação corretiva pode exigir uma mudança em uma ou mais atividades das operações da empresa, ou uma mudança nas regras previstas originalmente.

Por conseguinte, os desvios podem ser corrigidos:

• Reformulando os planos ou modificando a metas.

• Ou, podem ser corrigidos exercendo a função de organização, mesmo designando ou esclarecendo deveres e funções.

• Eles também podem ser corrigidos através de pessoal adicional, através de uma melhor seleção e formação dos trabalhadores.

• Aproveitando a medida mais radical dentro de uma empresa: a demissão do empregado.

• Exercitando técnicas eficazes de liderança e motivação, tal como as descritas neste curso.