Lição 18ª

   

 

 

 

 

 

 

 

 

LIÇÃO 18: A ARTE DA DELEGAÇÃO (II)


5. Estabeleça tempos limites baseados na responsabilidade. É necessário que sempre estabeleçamos a data para quando necessitamos o trabalho realizado. Conhecemos alguns executivos que atribuem os trabalhos aos seus subalternos e dizem “termine o mais rápido possível”. Porém, na realidade, que significa isso para uma pessoa? Uma hora? Uma manhã? Um dia? Uma semana?    
Não podemos deixar nada à toa, tudo deve ficar previamente estabelecido, dependendo do grau da dificuldade de cada trabalho, assim deve ser atribuído o tempo que necessite para sua execução. Seguindo isto evitaremos maus entendidos, e a responsabilidade dos empregados aumentará.  

6. Realize revisões periódicas. Se você não revisa constantemente o progresso do projeto, então não poderá corrigir possíveis erros que possam ocorrer no desenvolvimento do projeto. Um método que funciona bem é colocar as datas nas quais devam lhe informar sobre os avances obtidos em cada projeto. Está data pode ser, por exemplo, segunda-feira ás 9:00 a.m deve incluir os informes dos avances; ou a cada quinze dias, ou a cada mês, etc., dependendo da natureza e complexidade do projeto ou atividade que deva realizar.     

7. Proporcione feedback positiva e construtiva.  Quando algumas coisas vão mal, não desanime nem desanime aos demais com maus tratos, maus gestos, repreendendo, etc. Trate de se enfocar nos aspectos positivos e através de uma efetiva comunicação, se focalize em resolver as situações problemáticas que tenham surgido. Quando um subordinado sente que tem nosso total apoio, ele colocará seu maior esforço para que o trabalho saia bem.

8. Provém dos recursos necessários.  Para realizar um trabalho ou projeto, dependendo da complexidade, pode incluir a mais Departamentos dentro da empresa, de tal maneira que sempre é necessário proporcionar informação adicional sobre pessoas da organização que possam colaborar no desenvolvimento do projeto. “Em Contabilidade pode conseguir este tipo de formulário”, “nos recursos humanos podem proporcionar-lhe este dato”, etc.  

9. Oferece guia e conselho sem interferir.  Em muitas empresas aparecem muitos obstáculos ou limitações, e que são conhecidas por todos. Então é necessário fazer que o responsável saiba sobre esses obstáculos ou limitações, para que possa tomar as medidas pertinentes e possa antecipar-se aos fatos. 

10. Estabeleça os parâmetros, condições e términos antes de delegar.  Deve estabelecer as “regras claras do jogo” antes do inicio, para que posteriormente não aconteçam inconvenientes nem mal entendidos. Uma vez que esteja definido, “mãos a obra”.

11. Não lhes permita que deleguem a você os seus trabalhos. É bastante freqüente que nossos empregados tendam a trazer-nos seus problemas para que o resolvamos, embora sendo eles os que se encontram na área de trabalho e os que melhor conhecem as atividades do mesmo, devem ser eles os que procurem a melhor solução ao problema surgido.

 Quando lhe perguntem sobre uma dificuldade, você pode responder-lhes: e você o que pensa? Como você o resolveria? Quando tem um projeto em desenvolvimento, e os prazos começam a diminuir-se, e a você lhe pedem que aumente o prazo, Kathy Paauw, propõe que lhes responda com esses interrogantes: É possível? No servirá de ajuda para alcançar nossos objetivos? Que recomendações têm para manejar a situação? Quais são as alternativas? Quais ações devemos tomar? Com isto faremos que a pessoa tome a responsabilidade e encontre a melhor solução a dificuldade. 

12. Provém proteção e apoio quando seja necessário.  Em algumas ocasiões é necessário “dar-lhe uma mão” em um projeto que necessite, para que alguma atividade se desenvolva como deve ser. Kathy Paauw expressa que “existe uma diferença entre apoiar e salvar”. Paauw coloca o seguinte exemplo: “se algo não vai bem, devemos ajudá-lo discretamente como fazer uma ligação telefônica a alguém incluído que não esta cooperando. Deixando saber que não têm que lutar sozinhos nas suas batalhas”.

 13. Conceda todo o crédito e reconhecimento à pessoa que complete o trabalho. Quando um trabalho foi terminado, é importante que lhe proporcione toda confiança a esta pessoa que cumpriu com o trabalho. Se não conseguiu chegar a um “final feliz”, assuma você toda responsabilidade do “fracasso”. Quando nos damos conta que a pessoa a qual delegamos a atividade não conta com habilidades suficientes para terminar realmente o trabalho, então devemos assumir a responsabilidade e completá-lo .


Cada vez que isso aconteça, avaliamos o que ocorreu, como se desenvolveu tudo, e por que motivos a pessoa a qual delegamos não foi capaz de culminar o projeto. Trate sempre de aprender destas experiências para que da próxima vez você possa delegar numa forma mais eficaz. Aprenda sempre dos seus erros.