Lição 8ª

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 LIÇÃO 8: COMO MANTER BAIXO CONTROLE AOS QUATRO MAIORES CONSUMIDORES DE TEMPO? (I).

Um das questões mais importantes em todos os aspectos da vida é o fato de poder trabalhar em equipe.  Por causa disto, o êxito é possível. Mas, em muitas ocasiões resulta que as pessoas tiram por terra os planos que tinham marcado para distribuir o tempo.


O MBR estabelece que “as interrupções pessoais, as reuniões, o telefone e a obtenção de informação são, nesta ordem, os maiores problemas que os executivos têm encontrado na administração de seu tempo”.
Vamos ver brevemente cada uma destas áreas e a forma de combatê-la. 
O controle das interrupções pessoais.


Cada dia acontecem interrupções sem aviso, a cada instante do dia, que vêm a reduzir o rendimento de cada trabalhador. Para minimizar os efeitos negativos das interrupções pessoais, o MBR nos propõe duas alternativas: “o isolamento” e o “estar disponível”. Analisemos brevemente cada uma delas:

·        Isolamento. Por acaso não lhe aconteceu alguma vez que você precisava ficar sozinho? Resulta-lhe quase impossível avançar em algum trabalho enquanto se encontra em sua oficina? Em muitas ocasiões sentimos que não avançamos trabalho nenhum que nos urge terminar, e é nesse momento quando a situação precisa de um isolamento. Mas, com certeza, não devemos entender que significa isolar-se do mundo inteiro por completo, senão simplesmente o fato de não estar disponível a certas horas do dia, a fim de evitar as interrupções supérfluas.


Numa ocasião me aconteceu que devia apresentar um informe ao Presidente da Companhia, e para me concentrar e evitar distrações pedi emprestado o escritório de um colega. Desta forma pude me concentrar e entregar a tempo o informe solicitado. Durante este lapso de tempo, minha secretária ficou encarregada de atender algum cliente que chegara a procurar-me, lhe atendendo e resolvendo suas queixas e/ou perguntas.


Outros lugares recomendáveis onde você pode obter um pouco de tranqüilidade é a biblioteca da empresa, uma oficina deserta, a sala de seminários e conferências, etc., e somente sua secretária deve saber onde se encontrará, para lhe chamar nos casos realmente necessários. Outra recomendação é não atender a ninguém que não tenha uma cita prévia, desta maneira você poderá organizar o dia por completo.

·        Disponibilidade proveitosa. Imagino que você, em alguma ocasião, tem-se encontrado com executivos que têm permanentemente aberta a porta de sua oficina, este é um bom exemplo de “disponibilidade proveitosa”.


O fato de permanecer informalmente disponível para as pessoas, ajuda aos executivos a estar em contacto com o que acontece na empresa. Mas, para ter uma disponibilidade proveitosa, o MBR estabelece as seguintes normas: delegue eficazmente, reúna-se na oficina ou lugar de trabalho dos demais, realize visitas periódicas em toda a empresa, proteja-se dos visitantes molestos e seja franco sobre suas preferências. Tudo isto lhe ajudará a minimizar as interrupções em seu lugar de trabalho.


Obtenha o máximo benefício das reuniões.
Quando nos referimos a reuniões, muitos empregados começam a fazer-nos caras feias, gestos negativos, e outros sinais que indicam negatividade.  Mas, devido ao fato que o homem é um ser social, e precisa de se relacionar com outras pessoas, e as reuniões são de utilidade para este propósito.


O êxito das atividades diárias numa empresa depende em grande medida de uma reunião que faça sucesso, onde todos os empregados participem ativamente, aportando idéias, discutindo problemas e encontrando-lhes solução, etc.
Com respeito ao desenvolvimento de uma reunião, o Sr. Schubert de Alba-Waldensian (MBR) recomenda muitas reuniões sem cerimônia. “Eu prefiro fazer três reuniões de 15 minutos. Desta maneira existe mais concentração”. E continua dizendo que prefere um salão de conferências em vez de sua oficina como lugar de reuniões. “Isto evita as interrupções e induze a uma atitude de maior concentração”.


As complexas interações humanas que se produzem nas reuniões são muito variadas.  Aconselha-se ao caro leitor que leia  detidamente o Curso sobre Reuniões Efetivas em AulaFacil.com onde se fala mais detalhadamente este assunto.

Respeito ao telefone.

Em muitas ocasiões ao telefone não se lhe dá o uso adequado, senão mais bem se “abusa do telefone”. É certo que o receptor de chamadas encurta distâncias, mas também se converte num dos maiores consumidores de nosso “tempo”.
A continuação se apresenta algumas sugestões tiradas do MBR sobre o que se pode e não se pode fazer com respeito ao uso do telefone.


Coisas que devem fazer-se:

·        Pode utilizar o telefone para poupar caminho.
·        Quando precise uma informação imediatamente.
·        Quando deseje difundir informação em forma rápida.
·        Se precisa convocar a reuniões de último momento.
·        Para receber informação sobre o avance de atividades ou projetos importantes.
·        Para manter um estreito contacto com algumas pessoas.
·       Use o telefone se isto lhe brinda uma sensação de tranqüilidade.


Coisas que não devem fazer-se:

·        Tratar de substituir um documento formal com una chamada telefônica.
·        Quando deva comunicar uma mesma informação a várias pessoas, melhor escreva um memorando e envie-lo “com cópia”.
·        Quando deva tratar assuntos delicados, émelhor fazê-lo “cara a cara”, pois por telefone, não nos damos conta de muitas situações, por exemplo, da linguagem corporal de nosso interlocutor.
·        Quando as mensagens não sejamcurso gratis de gestao eficiente do tempo, portalcursos.com urgentes e tampouco se requeira contestação.
·        Se tiver que discutir assuntos complexos e longos, tampouco érecomendável utilizar o telefone neste caso, exceto que programar uma reunião seja impossível.


Outro aspecto importante referente ao telefone, recalca o autor K. Gleeson, é o relacionado com a atenção das ligações telefônicas. Gleeson insiste que cada pessoa “tome a decisão de não aceitar ligações telefônicas sem tom nem som, durante o dia todo de trabalho. Em lugar disto, estabeleça um sistema para retornar as chamadas (dependendo de seu tipo de trabalho) talvez durante um ou dois períodos do dia”.


Por exemplo, você pode decidir receber chamadas no lapso das 11:00 até as 12:00 horas e das 15:00 às 16:00 horas, neste caso, deve brindar-lhe instruções precisas a sua secretária para que filtre as chamadas e não se as transfira a qualquer outra hora do dia, a menos que existam chamadas de clientes importantes, de seus chefes superiores ou chamadas urgentes, que precisem ser atendidas no instante em que acontecem.