Lição 9ª

 

 

 

 

 

 

 

 

LIÇÃO 9: COMO MANTER BAIXO CONTROLE AOS QUATRO MAIORES CONSUMIDORES DE TEMPO? (II).


Sugestões sobre o uso do correio eletrônico.
Você é daquelas pessoas que a diário recebem dezenas e dezenas de correios eletrônicos? Se sua resposta é “sim”, K. Gleeson lhe faz as seguintes sugestões para estabelecer bons hábitos ao momento de revisar e enviar e-mails:

·        Trate um assunto só em cada mensagem.
·        Defina claramente o assunto no encabeçado da mensagem.
·        Faça sua mensagem breve, mas inclua toda a informação necessária para que o destinatário possa atuar ou contestar.
·        Envie a mensagem somente aquelas pessoas diretamente envolvidas. Não envie cópias demais.
Com respeito à revisão do correio eletrônico, temos as seguintes recomendações para você:
·        Revise a “caixa de correio” de três a quatro vezes por dia, preferentemente pela manhã e no final da jornada.
·        Quando leia seus e-mails, responda-os de uma só vez, não deixe assuntos pendentes.
·        Use um anti-spam para evitar o “bombardeio” de correios eletrônicos não solicitados.
·        Quando responda correios eletrônicos, guarde-os numa carpeta adequada, para não congestionar a caixa de entrada.

Apesar de que estas sugestões parecem muito simples, ao levá-las à prática são de grande utilidade para manejar de uma melhor forma e dar-lhe um uso mais adequado a nosso correio eletrônico.  Trate de aplicá-las desde o primeiro dia, e verá que em menos de uma semana já estará obtendo os frutos de seu esforço, ao perceber que durante o dia tem mais tempo para outras atividades.
Obtenção de informações.

Dia a dia precisamos estar informados dos acontecimentos que têm lugar na empresa ou em qualquer aspecto da vida, e a informação é importante para maximizar nossa efetividade. A continuação mostramos algumas formas recomendadas pelo MBR, com as quais você pode ampliar sua rede de informação:

·       Conheça os segredos de sua secretária. Isto pode ajudá-lo a conhecer como e onde se conservam seus arquivos, onde e mediante que códigos se registram os clientes e as direções de outras pessoas importantes, que se faz com os formulários imprimidos do computador depois de que você as tenha visto. Você nunca sabe quando pode precisar encontrar algo rapidamente quando sua secretária não está presente.

·        Permita que sua secretária saiba que assuntos têm você na cabeça. Isto é geralmente uma boa prática para formar um grupo eficiente. Pode ser especialmente valioso se você é receptivo a sugestões com respeito ao que você faz; ela pode saber coisas acerca do trabalho e das pessoas da companhia que lhe podem ser úteis. Contudo, é possível que ela não se dê conta de lhe comunicar a menos que você se mostre disposto a escutá-la.

·        Mantenha os seus subordinados informados de seus projetos. Eles também podem ter informação de utilidade numa área determinada e estariam dispostos a compartilhar-la com você se conhecera seus planos.

·        Aprenda tudo o que seja possível acerca das possibilidades do computador. Poderia acontecer que o centro de processamento de dados de sua companhia se oriente mais para suas necessidades se eles soubessem quais são. Fale com o gerente de processamento de dados e averigúe quanto mais útil esse departamento poderia ser em subministrar-lhe o tipo e freqüência de dados e cifras que você poderia utilizar.

·        Saiba quais são os líderes informais debaixo de seu nível.
Independentemente do organograma, algumas pessoas são centros de informação ou líderes sem título.  Seja porque são curiosos, ou porque se ganham a confiança de outros, ou simplesmente porque seu trabalho os coloca em contacto com uma ampla parte da organização, a verdade é que algumas pessoas sabem muito mais que os demais e o trabalho da companhia. O executivo esperto permanece em contacto com tais subordinados de uma maneira casual e informal, o que lhe permite manter-se bem informado.